Avant toute chose, de prendre un doliprane ! Car programmer les achats d’un acheteur public est en règle général, assez cornélien…
Pour les nouveaux « programmeurs », quésaco ?
C’est le fait d’établir son plan de charge pour l’année à venir. Cette programmation permet d’identifier :
- Les achats à lancer,
- Le portefeuille à prévoir,
Pour couvrir les besoins préalablement recensés (avec plus ou moins de précision 🙂
Cette tâche implique :
D’établir un rétroplanning :
Pour être en mesure de déterminer les dates pour le lancement des procédures d’achat. A ce titre chaque acheteur public adopte ses propres délais prévisionnels en fonction de l’opération d’achat et de son organisation interne.
Nous vous suggérons toutefois une « planification type » oscillant entre l’attribution (-1mois) et la définition de ses besoins (-8mois), à compter de la notification.
De travailler en équipe :
Pour une plus grande synergie et favoriser chaque étape du processus d’achat. Car c’est une stratégie, politique (les grandes actions à mener), qui implique la participation des services opérationnels (qui expriment le besoin), du service finance (qui établit le budget) et du service juridique (en appuie au formalisme et délais requis).
De communiquer entre acheteur et entreprises :
Afin de contribuer à l’attractivité de la commande publique et piloter au mieux le renouvellement ou le lancement des procédures d’achat. A ce titre, un planning prévisionnel des achats pourra être diffusé sur le site internet de l’acheteur public, via une plateforme de mise en relation (APProch par exemple), ou en organisant des rencontres publiques avec les entreprises.
De gérer les imprévus :
Car la programmation des achats n’est qu’indicative. Il se peut que le besoin disparaissent, qu’il y ait un changement de cap, que certains oublis apparaissent etc…Par principe, deux règles peuvent être dictées :
- La règle du cumul = Les nouveaux besoins doivent être ajoutés aux anciens besoins. On les formalisera par avenant, dans le respect des cas prévus par le Code de la commande publique sur la modification du contrat. (modifications prévues dans les documents contractuels initiaux ; travaux, fournitures ou services supplémentaires devenus nécessaires ; modifications rendues nécessaires par des circonstances imprévues ; substitution d’un nouveau titulaire au titulaire initial du marché ; modifications non substantielles ; modifications de faible montant).
- La règle du nouveau besoin = Les nouveaux besoins doivent faire l’objet d’une nouvelle consultation. On formalise alors un nouveau marché. Mais attention de ne pas faire de confusion entre « besoin imprévisible » et « circonstance imprévisible« telle que prévue au Code de la commande publique.
Enfin, programmer les achats implique une bonne organisation et une bonne dose d’expertise métier !
Allez ! Courage ! vous n’êtes pas seuls…
